一． 按國家法律規(guī)定，企業(yè)必須依法建立建全海關(guān)物流臺帳，并按法定程序詳細(xì)記錄描述每一筆原材料的來龍去脈，即來自哪里，流向何處。庫存量要做到四帳平衡（海關(guān)帳，稅務(wù)帳，倉庫實物帳，合同平衡帳）
二． 海關(guān)帳所取用一整套原始物流單據(jù)必須保存五年以上，海關(guān)帳冊可以每年一次性列印出來，并保存十年以上。
三． 針對公司材料比較繁雜，目前海關(guān)帳盡量按法定要求靠攏。由境外進(jìn)口的每一筆材料必須備注所屬加工貿(mào)易合同手冊號及進(jìn)口報關(guān)單號，轉(zhuǎn)廠或開票內(nèi)購的材料都有對應(yīng)的采購訂單號，生產(chǎn)領(lǐng)用所有的材料都有對應(yīng)的生產(chǎn)單號，出口的每一項成品都有相對應(yīng)的報關(guān)單號和合同手冊號。
四． 工廠內(nèi)部所取用單據(jù)如下：
原材料進(jìn)庫部份：
1．直接進(jìn)口材料：境外裝箱單（或PACKING LIST及INVOICE），進(jìn)口報關(guān)單，進(jìn)料傳票（因公司每一筆進(jìn)口材料都很多，因此沒有要求倉庫開傳票，直接以PAK做為入帳依據(jù)當(dāng)傳票用）。
每一項材料必須根據(jù)周蓉提供的進(jìn)口材料明細(xì)所屬的合同品名做勾選，如果出現(xiàn)一對多的關(guān)系，需要手工進(jìn)行調(diào)整，確保當(dāng)筆進(jìn)口材料內(nèi)容，合同所屬品名及數(shù)量完全與進(jìn)口報關(guān)單所結(jié)關(guān)內(nèi)容一至。
2．轉(zhuǎn)廠進(jìn)口材料：（海關(guān)帳也稱購銷合同），（我公司是統(tǒng)一用傳票形式代替）
每月中旬前，必須與各轉(zhuǎn)廠供應(yīng)商核對上月已送貨數(shù)量（合同大類按個數(shù)單位的以PCS數(shù)核對，合同大類按重量為單位的以KG數(shù)核對），在此基礎(chǔ)上雙方確認(rèn)已
送未轉(zhuǎn)余量。核實OK后要求對方簽名過來留底存檔，以免日后產(chǎn)生爭議。待所有供應(yīng)商都已確認(rèn)清楚后，需提供此份資料給阿華方便做合同平衡。并記得與月初提
供給吳純的資料做對比，把差異記錄下來，在次月調(diào)平。
3．開票內(nèi)購材料：單據(jù)與轉(zhuǎn)廠材料一至，采購訂單（海關(guān)帳也稱購銷合同），供應(yīng)商送貨單（我公司是統(tǒng)一用傳票形式代替）
月初統(tǒng)計出送貨數(shù)量，要求供應(yīng)商按我們需要的方式開票，開票內(nèi)容和數(shù)量由我方通知。此份資料需提供給吳純和阿華各一份。
4．不入海關(guān)帳的材料：采購訂單及進(jìn)料傳票均分開存放，切忌和入帳的單據(jù)混在一起。以免海關(guān)查廠時“一目了然”的看出問題。存放于車間及倉庫的的不入帳單據(jù)日后也要健全定期回收機(jī)制。
材料出庫部份：
1．材料退貨給供應(yīng)商：依退貨傳票入帳。
2．生產(chǎn)領(lǐng)料：正常領(lǐng)料是ERP機(jī)開領(lǐng)料單領(lǐng)出，相應(yīng)生產(chǎn)單號會領(lǐng)料單上顯示，ERP已設(shè)置材料后跟隨核銷性質(zhì)及供應(yīng)商名稱，只需把不入帳材料T出
來，單據(jù)分開存放。非正常領(lǐng)料如超領(lǐng)，非正常訂單領(lǐng)料和退補(bǔ)料，這些生產(chǎn)部只能手工開領(lǐng)料單。楊梅針對此部份單據(jù)手工挑選KEY入報關(guān)王，并要求手工單也
要列出材料所屬生產(chǎn)單號，出現(xiàn)幾個訂單在同一張領(lǐng)料單上時，如果無法區(qū)別所屬哪張生產(chǎn)單號，就采用其中任一生產(chǎn)單號入帳。
半成品部份：現(xiàn)海關(guān)帳把一次領(lǐng)料后的材料再進(jìn)庫視為半成品處理，且之前托外加工視為發(fā)料內(nèi)部生產(chǎn)。如ABS塑膠料，第一次發(fā)外染色，交回來入庫時海
關(guān)帳上的處理視為半成品。此部份材料有托外加工回來的，廠內(nèi)塑膠成型繳庫的，折罩線印刷線交回來的半成品，還有自己內(nèi)部打印的條碼入庫的等等。半成品入庫
使用“生產(chǎn)繳庫單”，出庫使用“領(lǐng)料單”，因為ERP沒有辦法變更為“半成品出庫單”。
成品部份：成品入庫，使用“成品入庫單”，成品出庫使用“成品出庫單”。
出庫的每一項成品必須依據(jù)出貨機(jī)種明細(xì)表，備注相應(yīng)的合同手冊號及出口報關(guān)單號。并根據(jù)出口內(nèi)容倒回頭勾選入庫成品的合同品名，做到進(jìn)出平衡，尤其注意這部份經(jīng)常會出現(xiàn)一對多的關(guān)系，一定要手工調(diào)平。
五．海關(guān)賬每年要交兩份報表，即加工貿(mào)易產(chǎn)品流向情況表及加工貿(mào)易原材料與使用情況表。因?qū)嵨飵づc吳純稅務(wù)帳的庫存相差比較遠(yuǎn)，建議還是由無重新依照外稅的相關(guān)資料填報。
六． 因海關(guān)查廠可對企業(yè)最少向前追溯三年查帳。
目前針對公司需要改進(jìn)和特別注意的操作環(huán)節(jié)：
1．采購部發(fā)給供應(yīng)商的采購訂單，要求供應(yīng)商回簽，合法的形式是必須要蓋對方公章。雙方簽實后才是生效的購銷合同，并且在企業(yè)保存五年以上。（不轉(zhuǎn)廠不開票的帳外供應(yīng)商不按此要求，并且盡量結(jié)帳后建議分開存放或銷毀）
2．轉(zhuǎn)廠供應(yīng)商每月已核對OK的送貨量，梅子要針對不同的供應(yīng)商建立電子檔，一個月挨著一個月累計下來，最好是把已轉(zhuǎn)廠數(shù)量也做進(jìn)去，以防日后海關(guān)查帳用到，這份資料是必提供的。
3．新供應(yīng)商審核下來，或者有舊供應(yīng)商名稱變更，交易內(nèi)容或交易方式變更等，要求采購部及時出書面通知。
5．進(jìn)口，出口時，海關(guān)帳入帳內(nèi)容一定要和報關(guān)單一至。
6．倉庫發(fā)料時，一對多的材料，一定要求他們把領(lǐng)料單上的供應(yīng)商名稱核對清楚，不能讓海關(guān)帳出現(xiàn)負(fù)庫存。
7．海關(guān)帳的單據(jù)在存檔的時候一定要分類單獨存放，如果海關(guān)一旦查帳，需要一次性準(zhǔn)備幾年的單據(jù)，這樣方便查找。
8．海關(guān)查帳，如果是把單據(jù)帶走，那么近期常用的單據(jù)要先復(fù)印一份自己留存?zhèn)溆茫辖涣说馁Y料，自己要做詳細(xì)的記錄，以便應(yīng)對。 | 
